Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und unseren Produkten bzw. Dienstleistungen und möchten, dass Sie sich beim Besuch unserer Internetseiten auch hinsichtlich des Schutzes Ihrer personenbezogenen Daten sicher fühlen. Denn wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Die Beachtung der Bestimmungen der geltenden Datenschutzgesetze und -bestimmungen ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Wir möchten, dass Sie wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern beachtet werden.

Schutz der Privatsphäre bei Endeinrichtungen - TTDSG

Der Einsatz von Technologien, die Informationen von den Endeinrichtungen (Geräte wie PC, Smartphone, Tablet, etc) der Nutzer speichern oder Informationen von diesen abrufen („Cookies und ähnliche Technologien“) ist durch die europäische ePrivacy-Richtlinie in Verbindung mit dem Gesetz zur Regelung des Datenschutzes und des Schutzes der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei Telemedien (TTDSG) geregelt. Dieses gilt unabhängig davon, um welche Informationen es sich dabei handelt oder ob diese einen Personenbezug aufweisen. Falls es sich hierbei um personenbezogene Daten handelt, ergibt sich die Rechtgrundlagen für die weitere Verarbeitung der in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten aus Art. 6 Abs. 1 S.1 DSGVO. Die jeweils im konkreten Fall einschlägige Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten finden Sie in diesen Datenschutzhinweisen sowie in den Privatsphäre-Einstellungen („Privatsphäre“-Link am Seitenende im sog. Footer).

Daneben ist zusätzliche Rechtsgrundlage für den Einsatz von Cookies und ähnlichen Technologien, die für den vom Nutzer gewünschten Dienst nicht unbedingt erforderlich sind, Ihre Einwilligung gem. § 25 Abs. 1 Satz. 1 TTDSG. Über das Abfragefenster, das Ihnen beim erstmaligen Besuch unserer Seite angezeigt wird, sowie unter den Privatsphäre-Einstellungen haben Sie jederzeit die Möglichkeit, ihre Einwilligung zu erteilen bzw. nicht zu erteilen oder diese zu widerrufen.

Gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG ist eine Einwilligung nicht erforderlich, wenn der Einsatz von Cookies und ähnlichen Technologien unbedingt erforderlich ist, damit der Anbieter eines Telemediendienstes einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Telemediendienst zur Verfügung stellen kann. Diese Dienste finden Sie in den Privatsphäre-Einstellungen in der Kategorie „Essenziell“.

Bitte beachten Sie, dass sich die weiteren Angaben in diesen Datenschutzhinweisen auf die Verarbeitung personenbezogener Daten gem. DSGVO beziehen.

1. Verantwortlicher

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

allgäu mail  GmbH
Heisinger Straße 14
87437 Kempten
Telefon: (08 31) 206 – 5195
E-Mail: info_at_allgaeu-mail.de

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

allgäu mail  GmbH
Datenschutz
Heisinger Straße 14
87437 Kempten
E-Mail: datenschutz_at_allgaeu-mail.de

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck der Verwendung

Beim Besuch unserer Websites und Online-Angebote

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Endgerätes:

Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
Das Betriebssystem des Nutzers
Die IP-Adresse des Nutzers
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt

Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 14 Tagen der Fall.

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich.

Bei der Nutzung unseres Kontaktformulars und bei E-Mail-Kontakt

Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Dabei ist die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse erforderlich, damit wir wissen, von wem die Anfrage stammt und um diese beantworten zu können. Weitere Angaben können freiwillig getätigt werden.

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme per E-Mail möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet. Zielt die Anfrage nicht auf den Abschluss eines Vertrages ab oder ist für die Vertragsabwicklung erforderlich, so ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Ihrer Anfrage dient uns allein zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Hierin liegt auch das berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. Erfolgt die Kontaktanfrage im Zusammenhang mit einem Vertragsabschluss, erfolgt ggf. eine längere Speicherung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies zur Vertragsabwicklung und der Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

4. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung für Kunden von Postdienstleistungen

Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung bei Briefversand

Wir erheben von Ihnen grundsätzlich nur die Daten, die zum Vertragsabschluss, zur Vertragsabwicklung und zur Erbringung der Postdienstleistungen erforderlich sind:

  • Empfänger: Name, Anschrift, Zustellsituation, Empfangsbestätigung (bei z. B. Einschreiben, Express, Paket)
  • Absender: Name/Firma, Anschrift
  • Geschäftskunden: Firma, Anschrift, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Kundenummer, Branche

Des Weiteren erheben und verarbeiten wir Daten zu nachgenannten Zwecken:

Sendungsdaten:

  • Sendungsnummer, Absender (Name/Firma), Empfänger (Name, Anschrift), Datum (Zustellung/Auflieferung), ggf. Zusatzinformationen

Abholaufträge (Bestellung / Stornierung):

  • Firma, Kunden-Nr., Name, Telefon-/ Faxnummer, E-Mail-Adresse, PLZ sowie ggf. alternative Abholadresse

Bestellung von Infomaterial:

  • Firma, Name, Anschrift, Telefon

Bestellung von Materialien, wie z. B. Versandmaterial wie Kundenkarten und -barcodes:

  • Firma, Kunden-Nr., Name, Telefon-/ Faxnummer, E-Mail-Adresse, , ggf. alternative Abholadresse

Briefmarkenbestellung:

  • Firma, ggf. Kundennummer, Namen, Anschrift, Telefon-/ Faxnummer, E-Mail-Adresse, ggf. Kundennummer

Nachsendeantrag:

  • Firma, Name (ggf. weitere Personen), Telefon-/ Faxnummer, E-Mail, Grund, Nachsendezeitraum, bisherige / neue Anschrift

Abholaufträge (Bestellung / Stornierung):

  • Firma, Kunden-Nr., Name, Telefon-/ Faxnummer, E-Mail-Adresse, PLZ sowie ggf. alternative Abholadresse

Postlagerung:

  • Firma, Anschrift , Name (ggf. weitere Personen), Telefon-/ Faxnummer, E-Mail,  Gültigkeitszeitraum

Beanstandung:

  • Beanstander / Empfänger: ggf. Firma, ggf. Kundennummer, Name, Anschrift, ggf. weitere Kontaktdaten für Rückfragen (Telefon / Fax / E-Mail), Grund bzw. Anlass der Meldung

Empfehlung:

  • Firma , Kunden-Nr., Firma , Name, Anschrift , Telefon-/ Faxnummer,  E-Mail
  • Neukunde: Firma , Name, Anschrift , Telefon-/ Faxnummer,  E-Mail

Registrierung Smartmail:

  • Kunden-Nr., Firma , Name, Anschrift , Telefon-/ Faxnummer,  E-Mail

Registrierung allgaeu-mail.digital:

  • Kunden-Nr., Firma , Name, Anschrift , Telefon-/ Faxnummer, E-Mail

Bei Auftragserteilung über das Hybridbriefportal zusätzlich:

 

Dokumentenname

Inhaltsdaten

Auftragsdaten wie Datum, Sendungseinstellung, Gewicht
 

Die benannten Daten werden gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zum Zweck der Vertragserfüllung, bei Postdienstleistungen i.S.d. § 4 PostG zusätzlich gem. § 41 PostG i.V.m. § 7 PDSV erhoben und verarbeitet. Dies umfasst die Entgegennahme, Druck, Kuvertierung, Sortierung und Zustellung von Briefsendungen und briefähnlichen Sendungen und die damit einhergehende Kundenbetreuung, u. a. über diverse Kontaktformulare im Web (Bestellung Infomaterial / Versandmaterial, / Briefmarken, Nachsendeantrag, Abholauftrag, Postlagerung, Beanstandung, Empfehlung) sowie bei geschäftlichen Absendern auch die Erstellung der monatlichen Abrechnung.

Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung

Sofern Sie eine gesonderte Einwilligung erteilt haben, erfolgt eine entsprechende Erhebung und Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO entsprechend der Einwilligungserklärung.

Ihre Einwilligung benötigen wir insb. in folgenden Fällen:

  • zur Nachsendung von Briefsendungen (sog. Nachsendeantrag gem. § 7 PDSV).
  • zur Alternativzustellung von Briefsendungen (Zustellung von Briefsendungen in unbeschriftete Briefkästen oder andere Vorrichtungen)

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt. Wenn die Einwilligung widerrufen wird, stellen wir die entsprechende Datenverarbeitung ein. Sofern die Daten ausschließlich auf Basis der erteilten Einwilligung verarbeitet werden, werden die Daten gelöscht soweit dem keine Handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Speicherdauer / Kriterien zur Festlegung der Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur solange, wie es für die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten erforderlich ist. Danach werden diese Daten regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

  • Erfüllung der vertraglichen Pflichten zur Zustellung und Nachweis bzgl. Abrechnung: Die Löschung der erhobenen Daten erfolgt bei Postdienstleistungen nach 70 Tagen
  • Erfüllung von handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bei Rechnungen 10 Jahre.
  • Für Nutzer von allgaeu-mail.digital: vom Nutzer hochgeladenen PDF-Dateien werden nach sieben Tagen gelöscht, die Metadaten im Dokumentenanarchiv bleiben erhalten

Datenverarbeitung zur Direktwerbung

Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung, insbesondere für den Versand unserer Werbung, Aktionen und passende Produkte per Post. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und in dem Interesse, Sie über neue Produkte und Dienstleistungen zu informieren. Gegen diese Verarbeitung steht jedem Kunden ein eigenes Widerspruchsrecht zu, dessen Ausübung zur Beendigung der Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung führt. Sofern Daten ausschließlich zur Direktwerbung gespeichert werden, werden diese nach erfolgtem Widerspruch gelöscht.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

allgäu mail GmbH
Datenschutz
Heisinger Straße 14
87437 Kempten
E-Mail: datenschutz_at_allgaeu-mail.de

Datenempfänger

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diesen zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Wir übermitteln Ihre Daten nur an Dritte (z. B. an Kreditinstitute zur Zahlungsabwicklung, ggf. an Rechtsanwälte zur Durchsetzung offener Forderungen), sofern eine datenschutzrechtliche Übermittlungsbefugnis (z. B. nach den nach den oben genannten Rechtsvorschriften) besteht.

Sofern erforderlich, d.h. bei einem erhöhten Risiko von Zahlungsausfällen, können bei Geschäftskunden zum Zweck der Ermittlung von Ausfallrisiken Daten mit Auskunfteien (z.B. Creditreform) ausgetauscht werden. Dies erfolgt im Rahmen einer Interessensabwägung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und in dem Interesse, Ausfallrisiken zu vermeiden.

Zudem können von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen, die uns bei der Vertragsabwicklung und Erfüllung von gesetzlichen Pflichten unterstützen, zu diesem Zweck Daten erhalten. Dies sind Dienstleister aus den Kategorien z. B. Post - und Logistikdienstleister, Call-Center-Service, IT-Dienstleistungen, Druckdienstleistungen sowie Lettershop.

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.

Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung benötigen wir diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Aufnahme und Durchführung der Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

5. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn

  • Sie nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
  • für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
  • dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist,
  • diese von uns als Dienstleister Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Dies geschieht auf der Grundlage unserer Weisungen und im Einklang mit dem geltenden Recht, sowie geeigneten Vertraulichkeits- und Sicherheitsmaßnahmen

6. Rechte der betroffenen Person

Als betroffene Person haben Sie gem. Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie gem. Art. 16 DSGVO auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG), wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsortes oder des Arbeitsplatzes der betroffenen Person oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

Hinweis auf ein Widerrufsrecht bei Einwilligungen

Sie haben das Recht, eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt. Wenn die Einwilligung widerrufen wird, stellen wir die entsprechende Datenverarbeitung ein.

Hinweis auf ein Widerspruchsrecht gem. Artikel 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Abs. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Hinweis auf ein Widerspruchsrecht gem. Artikel 21 DSGVO bei Direktwerbung

Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

allgäu mail  GmbH
Datenschutz
Heisinger Straße 14
87437 Kempten
E-Mail: datenschutz_at_allgaeu-mail.de

 

Kinder und Jugendliche

Personen unter 18 Jahren sollten ohne Zustimmung der Eltern oder Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln.

7. Eingebundene Technologien

Stand: 14.05.2021